Παρακολούθηση φακέλου, αποστολή αρχείων μέσω email

Εισαγωγή

• Βαρεθήκατε τις εργασίες ρουτίνας;
• Σας ενδιαφέρει η αυτοματοποίηση των διεργασιών αποστολής, αντιγραφής, μεταφόρτωσης και εκτύπωσης τιμολογίων που δημιουργούνται αυτόματα;
• Το Automation Workshop της Febooti μπορεί να βοηθήσει!

Παρατηρητής αρχείων και φακέλων

• Πρώτα, κάντε κλικ στο κουμπί «Νέα εργασία» στο βασικό παράθυρο του προγράμματος και επιλέξτε «Παρατηρητής αρχείων και φακέλων» από τη λίστα εναυσμάτων.
• Στη συνέχεια, προσδιορίστε τον φάκελο στον οποίον δημιουργούνται τα τιμολόγια, μεταβείτε στην καρτέλα «Συνθήκες» και επιλέξτε «Παρακολούθηση για νέα αρχεία».
• Το Έναυσμα είναι έτοιμο!

Αντιγραφή αρχείου σε τοποθεσία αντιγράφου

• Τώρα, ας προσθέσουμε τις Ενέργειες που θα εκτελέσει η εργασία.
• Το Automation Workshop υποστηρίζει περισσότερες από 100 διαφορετικές ενέργειες!
• Σε αυτήν την περίπτωση, θέλουμε να παραδώσουμε το αντίγραφο σε μια τοποθεσία αντίγραφου ασφαλείας.
• Για να αντιγράψετε το τιμολόγιο που μόλις βρήκαμε, χρησιμοποιήστε τον Οδηγό μεταβλητών, επιλέξτε το Έναυσμα που δημιουργήσατε προηγουμένως, και έπειτα καθορίστε τη θέση του αντίγραφου ασφαλείας στον διακομιστή αποθηκευτικού χώρου.

Αυτοματοποίηση email

• Τώρα, πρέπει να προσθέσετε μια Ενέργεια που στέλνει αυτόματα ένα email με το αρχείο στο τμήμα Πωλήσεων.
• Δημιουργήστε ένα πρότυπο email, και μετά κάντε κλικ στο κουμπί «Οδηγός μεταβλητών» και επιλέξτε «συνημμένο».

Μεταφόρτωση αρχείου σε διακομιστή

• Μπορείτε να προσθέσετε πολλές ενέργειες στην Εργασία.
• Για παράδειγμα, υπάρχει μια Ενέργεια μεταφόρτωσης αρχείου, που σας επιτρέπει να μεταφορτώσετε το αρχείο στον διακομιστή FTP του επιχειρηματικού σας συνεργάτη σε μια διαφορετικη τοποθεσία.
• Χρησιμοποιήστε τον Οδηγό μεταβλητών, επιλέξτε το Έναυσμα που δημιουργήσαμε προηγουμένως, και εισαγάγετε τη διαδρομή στον διακομιστή.
• Στη συνέχεια, προσθέστε μια διεύθυνση και τα διαπιστευτήρια χρήστη στον διακομιστή σας.

Αυτοματοποίηση εκκίνησης εφαρμογής

• Μια άλλη χρήσιμη ενέργεια επιτρέπει σε μια εφαρμογή τρίτου μέρους να επεξεργαστεί το αρχείο.
• Κάντε κλικ στην «Έναρξη προγράμματος ή εφαρμογής» και εισαγάγετε τη διαδρομή του προγράμματος.

Εκτύπωση αρχείου αυτόματα

• Το τελευταίο βήμα είναι να εκτυπώσετε αυτόματα το τιμολόγιο.
• Για εκτύπωση του αρχείου, προσθέστε την Ενέργεια «Εκτύπωση αρχείου» και χρησιμοποιήστε απλώς τον Οδηγό μεταβλητών.

Σύνοψη

• Εισαγάγετε το όνομα της εργασίας και ολοκληρώστε τη δημουργία της.
• Όλα έτοιμα! Η Εργασία είναι έτοιμη.
• Τώρα, μόλις το νέο τιμολόγιο φθάσει στον φάκελο που παρακολουθείται, θα αντιγραφεί αυτόματα σε έναν άλλον υπολογιστή, θα αποσταλεί στο τμήμα Πωλήσεων, θα μεταφορτωθεί στον διακομιστή FTP, θα ανοίξει με το καθορισμένο πρόγραμμα και θα εκτυπωθεί.