Ordner überwachen, Dateien per E-Mail versenden

Einführung

• Keine Lust mehr auf Routineaufgaben?
• Interesse an der Automatisierung von Sende-, Kopier-, Upload- und Druckvorgängen für automatisch erzeugte Rechnungen?
• Dann ist Febooti Automation Workshop das Richtige für Sie!

Datei- und Ordnerüberwachung

• Klicken Sie zunächst im Hauptprogrammfenster auf die Schaltfläche „Neue Aufgabe“ und wählen Sie „Datei- und Ordnerüberwachung“ aus der Liste der Auslöser.
• Geben Sie als Nächstes den Ordner an, in dem die Rechnungen erstellt werden, gehen Sie zur Registerkarte „Bedingungen“ und wählen Sie „Auf neue Dateien überwachen“ aus.
• Der Auslöser ist fertig!

Datei an Sicherungsspeicherort kopieren

• Fügen wir nun die Aktionen hinzu, die die Aufgabe ausführen wird.
• Automation Workshop unterstützt mehr als 100 verschiedene Aktionen!
• In diesem Fall möchten wir die Kopie an einen Sicherungsspeicherort übertragen.
• Um die Rechnung zu kopieren, die wir gerade gefunden haben, verwenden Sie einfach den Variablenassistenten. Wählen Sie den zuvor erstellten Auslöser aus und legen Sie dann den Sicherungsspeicherort auf dem Speicherserver fest.

E-Mail automatisieren

• Jetzt müssen Sie eine Aktion hinzufügen, die automatisch eine E-Mail mit der Datei an die Vertriebsabteilung verschickt.
• Erstellen Sie eine E-Mail-Vorlage, klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Variablenassistent“ und wählen Sie „Anhang“ aus.

Datei auf Server hochladen

• Sie können zahlreiche Aktionen zur Aufgabe hinzufügen.
• Zum Beispiel gibt es eine Aktion zum Hochladen von Dateien, mit der Sie die Datei auf den FTP-Server Ihres Geschäftspartners an einem anderen physischen Standort hochladen können.
• Verwenden Sie den Variablenassistenten und wählen Sie den zuvor erstellten Auslöser aus. Geben Sie dann den Pfad auf dem Server ein.
• Nun fügen Sie eine Adresse und die Benutzeranmeldeinformationen Ihres Servers hinzu.

Anwendungsstart automatisieren

• Eine weitere nützliche Aktion ermöglicht einer Drittanbieteranwendung, die Datei zu verarbeiten.
• Klicken Sie auf „Programm oder Anwendung starten“ und geben Sie den Pfad des Programms ein.

Datei automatisch drucken

• In einem letzten Schritt werden wir die Rechnung automatisch ausdrucken.
• Fügen Sie zum Drucken der Datei die Aktion „Datei drucken“ hinzu und verwenden Sie einfach den Variablenassistenten.

Zusammenfassung

• Geben Sie den Namen der Aufgabe ein und schließen Sie die Erstellung ab.
• Fertig! Die Aufgabe ist jetzt aktiv.
• Sobald nun eine neue Rechnung im überwachten Ordner landet, wird sie automatisch auf einen anderen Computer kopiert, an die Vertriebsabteilung gesendet, auf den FTP-Server hochgeladen, mit dem angegebenen Programm gestartet und ausgedruckt.