Surveillez un dossier et envoyez les fichiers par e-mail

Intro

• Vous en avez assez des tâches de routine ?
• Vous souhaitez automatiser les processus d'envoi, de copie, de téléchargement et d'impression des factures générées automatiquement ?
• Automation Workshop de Febooti peut vous aider !

Observateur de fichiers et de dossiers

• Tout d'abord, cliquez sur le bouton « Nouvelle tâche » dans la fenêtre principale du programme et sélectionnez « Observateur de fichiers et de dossier » dans la liste des déclencheurs.
• Ensuite, spécifiez le dossier dans lequel les factures sont créées, accédez à l'onglet « Conditions » et sélectionnez « Surveiller les nouveaux fichiers ».
• Le déclencheur est prêt !

Copiez le fichier vers l'emplacement de sauvegarde

• Ajoutons maintenant les actions que la tâche va effectuer.
• Automation Workshop prend en charge plus de 100 actions différentes !
• Dans ce cas, nous voulons livrer la copie vers un emplacement de sauvegarde.
• Pour copier la facture que nous venons de trouver, utilisez simplement l'assistant de variable, sélectionnez le déclencheur que vous avez créé précédemment et définissez l'emplacement de sauvegarde sur le serveur de stockage.

Automatisez la messagerie

• Vous devez maintenant ajouter une action qui enverra automatiquement un e-mail avec le fichier au service commercial.
• Créez un modèle d'e-mail, puis cliquez sur le bouton Assistant de variable, et sélectionnez « pièce jointe ».

Importez le fichier sur le serveur

• Vous pouvez ajouter de nombreuses actions à la tâche.
• Par exemple, il y a une action de téléversement de fichier, qui vous permet d'importer le fichier sur le serveur FTP de votre partenaire commercial situé dans un emplacement physique différent.
• Utilisez l'Assistant de variable, sélectionnez le déclencheur que nous avons créé précédemment, et saisissez le chemin sur le serveur.
• Puis, ajoutez une adresse et les informations d'identification de l'utilisateur de votre serveur.

Automatisez le lancement de l'application

• Une autre action utile permet à une application tierce de traiter le fichier.
• Cliquez sur « Démarrer le programme ou l'application » et saisissez le chemin du programme.

Imprimez le fichier automatiquement

• La dernière étape consiste à imprimer automatiquement la facture.
• Pour imprimer le fichier, ajoutez l'action « Imprimer le fichier » et utilisez simplement l'Assistant de variable.

Résumé

• Saisissez le nom de la tâche et terminez sa création.
• C'est terminé ! La tâche est opérationnelle.
• Maintenant, dès que la nouvelle facture atteint le dossier suivi, elle sera automatiquement copiée sur un autre ordinateur, envoyée au service commercial, importée sur le serveur FTP, lancée à l'aide du programme spécifié et imprimée.